Welke regels moet je dan in rekening houden?
Wat is wel en wat is niet toegestaan?
Zijn er uitzonderingen?
Om die alle vragen te beantwoorden hebben wij voor jullie een wijzer gemaakt.
Scroll de pagina door, of gebruik de punt-navigatie aan de rechter kant.
Deze kosten (toestel en abonnement) zijn aftrekbaar als je de telefoon minimaal 10% van de tijd zakelijk gebruikt. Gebruik je je telefoon ook voor een deel persoonlijk (bijv. 15%)? Dan trek je alleen het zakelijke deel af (dus 85%).
Een vaste telefoonlijn op je huisadres is niet aftrekbaar.
De huur van een werkplek is volledig aftrekbaar. Gebruik je een ruimte in je huis voor minimaal 90% zakelijk, dan is het soms mogelijk om de kosten hiervoor af te trekken. Hoe dit precies zit vind je hier: https://link.kaminski-advies.nl/aftrek-werkruimte
Reis je veel met het OV? Dan kan een abonnement slim zijn. Het is handig om een kaart te hebben waarmee je alleen zakelijk reist, dan is het lekker overzichtelijk. Gebruik je een abonnement voor zowel persoonlijke als zakelijke reizen? Bereken dan hoeveel van de reizen zakelijk waren (of maak een schatting). Via ovchipkaart.nl kun je een uitdraai maken. Voor het OV geldt trouwens een laag btw-tarief!
Kosten voor digitale producten zoals Microsoft Word en Adobe kun je ook aftrekken. Let op: het gaat soms om buitenlandse bedrijven, dus kijk voor je de btw aftrekt goed naar de facturen.
Gebruik je de service ook prive, bijv. de helft van de tijd? Trek dan 50% af.
Zakelijke verzekeringen en bankkosten zijn aftrekbaar, maar houd er rekening mee dat er in Nederland GEEN BTW over verzekeringen wordt berekend (let op: assurantiebelasting is weliswaar 21% maar betreft geen btw!). Op de afsluitkosten van verzekeringen zit vaak wel btw, dus kijk goed op de factuur.
Arbeidsongeschiktheids- verzekeringen en uitgaven aan broodfondsen worden niet als zakelijke kosten gezien.
Producten die je koopt om je werk uit te kunnen voeren en om je werkruimte aan te kleden zijn aftrekbaar, zoals bureau, planten, lampen…
Als je thuis werkt is het alleen aftrekbaar als de werkruimte aan alle voorwarden voldoet (zie voor uitleg https://link.kaminski-advies.nl/aftrek-werkruimte )
Bijvoorbeeld verf (voor een schilder) en digitale producten (voor een producer)
Kleding is zakelijk als je het (bijna) uitsluitend kunt dragen in het kader van je onderneming, bijvoorbeeld een overall of werkschoenen. Zie ook a href=”https://link.kaminski-advies.nl/aftrek-kosten”>https://link.kaminski-advies.nl/aftrek-kosten
Kun je de kleding ook buiten je werk gebruiken (bijv. een t-shirt), dan is het alleen aftreekbaar als er een beeldmerk van minstend 70cm2 op staat.
Fancy kleding zoals een maatpak is niet aftrekbaar (“standsuitgave”).
Zakkelijke aanschaf van postzegels en pakketzegels kun je aftrekken. Let op: hierover wordt door PostNL GEEN BTW verrekend. Door UPS, DHL, GLS, DPD wel.
MAAR: bereken je verzendkosten door aan je klant? Dan komt hier btw bovenop. De btw bereken je namelijk over het volledige bedrag op de factuur, dus ook over bijv. verpakkingskosten. Het btw-tarief is hetzelfde als die van de producten op de factuur. Hebben de producten verschillende btw-tarieven? Reken dan de verhouding uit en pas deze verhouding toe op de verzendkosten.
Koop je van een particulier? Gebruik dan de inkoopverklaring of met (mail) contact. Koop je iets van een bedrijf? Alleen dan is er btw verrekend en verwerk je de bon of de factuur gewoon in je boekhouding.
Voor het OV geldt het lage btw-tarief. Zorg ervoor dat je zakelijke reizen kunt koppelen aan afspraken in je agenda!
Je mag €0,19 per gereisde kilometer aftrekken (dit is incl. eventuele parkeerkosten). Ook al je fietst! Zorg ervoor dat je zakelijke reizen kunt koppelen aan afspraken in je agenda!
Voor kosten zoals onderhoud geldt: bereken d.m.v. een gesloten kilometer registratie de verhouding van je zakelijke en privé ritten. Is dit bijv. 30/70 dan kun je 30% van de kosten aftrekken. Meer info: a href=”https://link.kaminski-advies.nl/aftrek-priveauto”>https://link.kaminski-advies.nl/aftrek-priveauto
Alle kosten mag je aftrekken. Rijd je met je auto meer dan 500 km per boekjaar privé? Houd dan rekening met een bijtelling: https://link.kaminski-advies.nl/aftrek-privegebruik
Is dit minder dan 500 km per jaar? Houd dan je km bij.
Heb je een aanvullend rijbewijs nodig voor je enderneming (denk aan vrachtwagen rijbewijs C of D)? Dan zijn deze kosten aftrekbaar.
FYI: boetes zijn niet aftrekbaar
Deze kosten zijn aftrekbaar, maar let op: niet overal wordt btw over verrekend (op vluchten bijvoorbeeld niet). Tankkosten van een huurauto zijn tevens aftrekbaar.
Allen als dit noodzakelijk is voor een zakelijke afspraak of opdracht. Voor eten & drinken in een hotel: zie HORECA
Wel zakelijk: eten en drinken met een klant, gekocht in de supermarkt of afgehaald van een restaurant.
Ook zakelijk: als je een keer lang door moet werken en je bestelt daarom eten.
Niet zakelijk: regulier eten (je dagelijkse koffie of lunch bijvoorbeeld). Want eten moet je toch, ook als je niet werkt
Sporadisch eten en drinken onderweg – bijvoorbeeld in het OV of iets van een tankstation – is zakelijk. Maar dan moet je wel aan kunnen tonen dat het TO GO was en niet in een horecagelegenheid.
Reis je regelmatig naar een klant, bijvoorbeeld dagelijks? Dan gelden deze uitgaven weer als persoonlijk (dit valt dan onder woon-werkverkeer).
Een zakelijk etentje of bijvoorbeeld zakelijke borrel op een plek waar bediening aanwezig is, is aftrekbaar. DE BTW NIET. Dit geldt ook voor eten / drinken op een locatie waar catering aanwezig is. Zie ook https://link.kaminski-advies.nl/aftrek-horeca
Geef jij een cursus en regel jij het eten en drinken voor de deelnemers? Dan is dit wel 100% aftrekbaar.
Denk aan de kostenvoor je website en promotie op sociale media
Oftewel: geschenken voor bestaande klanten. Geef je minder dan €227 (excl. btw) uit per jaar per klant? Dan is het gewoon aftrekbaar. Een zelfgegeven borrel op eigen kantoor valt trouwens ook onder die €227
Geef je meer dna €227 per jaar uit aan een klant? Bekijk dan of zij – als zij dan geschenk zelf hadden gekocht – daarover de btw hadden kunnen vragen. Is dit niet het geval, dan mag jij ook de btw niet aftrekken. Dus koop je een hammer voor een timmerman: dan ja. Geef je hem voetbal: dan nee.
Oftewel: uitgaven voor het werven van nieuwe klanten en het bevorderen van naamsbekendheid.
Dit is een bijdrage in de vorm van bijvoorbeeld geld, kleding of eten in ruil voor reclame. Zie ook https://link.kaminski-advies.nl/aftrek-sponsoring
Het moet voor je onderneming wel echt logisch zijn dat je reclame maakt op dat evenement of op die locatie.
Boeken en tijdschriften die inhoudelijk aansluiten bij je werkzaamheden
Deza vallen onder gemengde kosten (incl. de reis- en verblijfskosten) mits het inhoudelijk aansluit op je werk.
De kosten zijn 100% aftrekbaar als het zakelijk gezien noodzakelijk was om het congres bij te wonen (omdat je bijvoorbeeld zelf een lezing geeft).
Als een cursus of workshop relevant is voor je bedrijf – voor het op peil houden van vakkennis – dan zijn de kosten aftrekbaar. Denk hierbij ook aan inschrijfgeld, reis- en verblijfskosten en materiaal dat je moet aanschaffen.
TIP: neem deze uren mee in je urenregistratie!
